Faut-il utiliser Google Forms pour le recrutement sportif ?

Google Forms pour les clubs sportifs

De nombreux clubs sportifs ont testé et testent Google Forms pour collecter et traiter leurs candidatures sportives. Si ce cas d'usage n'est pas une évidence de prime abord, il n'est pas non plus complètement déraisonnable, à condition d'en connaître les limites.
Quel est le périmètre de la solution proposée par Google et quand doit-on utiliser Google Forms pour son recrutement football ou handball ?

Est ce simple de créer un Google Form ?

Google Forms permet de créer facilement un formulaire à l'aide d'une variété de types de questions (champ texte, cases à cocher, choix multiples, radio, liste déroulante etc.). Il suffit de cliquer sur les éléments pour les ajouter ou repositionner. L'expérience est simple, classique, intuitive et ne nécessite pas un temps de prise en main important.

Pour vous faciliter la tâche de création, vous avez également la possibilité d'utiliser un grand nombre de modèles : vous devrez nécessairement les adapter en ajoutant quelques questions mais ils constitueront une base de travail utile et de précieux exemples.

Comment faire un formulaire intelligent ?

Opération plus complexe, tout en restant accessible avec un peu d'entraînement, il est possible de conditionner l'affichage de certains champs en fonction des réponses données au préalable, autrement dit cela permet de créer une ramification, et de séquencer son formulaire avec plusieurs sections. Cette approche permet d'avoir un formulaire plus intelligent, mais nécessite d'y réfléchir un peu en amont.

En y passant un peu plus de temps, vous pourrez également faire de la vérification et mettre en place des contraintes de saisie. Ce point est plus important qu'il n'y paraît pour la suite des opérations car il va sans dire qu'une donnée mal-saisie ou peu uniforme va poser immédiatement des problèmes dans son traitement.
En effet, comment filtrer efficacement sur une génération ou un niveau de jeu si ceux-ci ne sont pas renseignés correctement ? Par ailleurs, il s'agit également d'éviter (ou à défaut, d'identifier) les candidatures multiples ou factices, qui viendront alourdir le processus de traitement.

Vous devrez en fait passer du temps à optimiser vos formulaires car si vous ne le faites pas, vous perdrez nécessairement ce temps par la suite ou pire encore, vous serez complètement dépassés par les candidatures que vous aurez et ne serez pas en mesure de répondre aux candidats, ce qui n'est certainement pas votre objectif.

Comment intégrer mon club ?

La force de la proposition Google vient naturellement de son caractère collaboratif puisqu'à l'instar des autres produits labellisés Google, il est simple et rapide de partager l'accès à son Google Forms avec ses collaborateurs. Vous souhaiterez sans doute assez vite inviter vos coachs, entraîneur(e)s et éducateurs / éducatrices, et il suffira pour cela que ceux-ci disposent d'une adresse e-mail valide. Simple.

On ne sera pas surpris de voir assez peu de possibilités de personnalisation sur la forme (le Material Design de Google a ses limites), et il faudra ainsi se satisfaire d'un rendu formulaire assez sommaire et épuré, ce qui présente néanmoins l'avantage de la clarté, à défaut d'une identification claire à l'image de votre club.
Vous avez cependant la possibilité d'agrémenter votre formulaire de quelques photos et vidéos pour amener ce supplément d'âme.

Quel traitement pour mon Google Form ?

Il faut bien comprendre ici que les candidats n’auront pas de suivi de leur candidature si vous ne leur donnez pas de réponse, et s'ils n'en ont pas (le candidat ou la candidate souhaitant - et c'est bien normal - une réponse ! 😉), ils feront de nouvelles candidatures, en doublon.
Cela impactera votre image négativement puisque les candidat(e)s vont estimer - à juste titre, mais peut-être malgré vous ! - que vous ne répondez pas. Par conséquent, ce sera également un frein au bouche-à-oreille concernant votre recrutement.
Soyez donc très vigilants et organisés dès le départ car la situation dérape très souvent vers ce scénario malheureux. C’est d'ailleurs valable quelque soit l'outil utilisé, mais certains nécessitent un investissement temps plus important que d'autres.

Vous l'avez bien compris, quoique vous fassiez, le traitement de vos candidats vous demandera du temps et plus vous aurez de candidats, plus la situation sera laborieuse puisque s'il est simple de comptabiliser des réponses à un sondage et obtenir des graphiques en sortie, vous serez seuls quand il s'agira d'aller au delà, à savoir traiter effectivement les candidatures et répondre aux candidats (quelque soit la réponse), ou encore les inviter à participer à une détection. Le périmètre de Google Forms a ses limites, et celui du recrutement (sportif) va quelque peu au delà. Vous devez donc penser le traitement en conséquence, et communiquer efficacement en interne, notamment si la charge des réponses est répartie sur plusieurs personnes, ce qui est souvent le cas.

A quoi s'attendre en termes de candidatures ?

Google Forms ne fera pas la promotion de votre formulaire, vous devrez donc le communiquer aussi largement que possible, sur vos réseaux sociaux et site internet. Pour les clubs qui n'ont pas des relais très importants, le résultat risque donc d'être assez limitée.

En conclusion, Google Forms est un outil idéal dès que vous avez besoin de collecter et d’analyser des données (par exemple pour effectuer un sondage en ligne) et s'avère être un premier pas numérique intéressant pour le recrutement de certains clubs, mais pas pour tous.

Google Forms est adapté pour :

✔ les clubs qui ont une petite volumétrie de candidatures (moins de 100 candidats) et qui n'ont pas la volonté de communiquer largement en dehors de leur réseau habituel sur leur recrutement.

Google Forms n'est pas adapté pour :

✘ les clubs qui ont un volume important de candidats, car les possibilités de traitement ne seront pas suffisantes et constitueront un frein évident et chronophage à l’adoption de la solution par leur structure.

les petits clubs qui souhaiteraient donner un écho à leur recrutement, aux côtés de structures plus rodées, car ce serait une opération de recrutement limitée, en vase clos.